Proces obsługi deklaracji podzielony jest na zakładki związane z ich statusami:
Zakładka Robocze (weryfikacja merytoryczna)
Niepodpisane deklaracje trafiają do zakładki Robocze, w której można wykonać ich weryfikację pod kątem merytorycznym.
Aby wyświetlić podgląd deklaracji kliknij symbol 
w kolumnie Akcje.
Kliknięcie symbolu ołówka otwiera okno edycji deklaracji.
Jeśli zdecydujesz, że deklaracja jest prawidłowa zatwierdź ją aby przeszłą do kolejnego etapu. Możesz zrobić to na dwa sposoby:
- z menu akcji dla deklaracji poleceniem Zatwierdź,
- z paska operacji zbiorczych po wybraniu deklaracji na liście.
Zatwierdzanie jest procesem odwracalnym, akcją Cofnij zatwierdzenie na zakładce Sprawdzone.
Akcje:
- Zatwierdź – zatwierdza deklarację do podpisania i wysyłki. Zatwierdzone w ten sposób deklaracje dostępne są na zakładce Sprawdzone.
- Historia akcji – otwiera okno z informacją o zarejestrowanych zdarzeniach dla e-deklaracji (rodzaj zdarzenia, data i godzina, email użytkownika).
- Pobierz – otwiera dialog pobierania e-deklaracji. Użytkownik może wybrać, które pliki deklaracji chce pobrać i w jakim formacie (PDF, XML). W przypadku pobierania wielu deklaracji, pliki zostaną spakowane w jedną paczkę. W przypadku pobierania wielu plików trzeba poczekać aż serwis przygotuje operację.
- Drukuj – otwiera podgląd formularza deklaracji z możliwością jego wydruku.
- Notatka – otwiera dialog umożliwiający dodanie/podejrzenie notatki dla e-deklaracji. Treść dodanej notatki widoczna jest obok podglądu e-deklaracji.
- Usuń – usuwa wybrane e-deklaracje z serwisu. W przypadku deklaracji otrzymanych z FK usunięcie deklaracji w aplikacji nie usunie jej w module FK. Również usunięcie deklaracji w module FK, nie usunie deklaracji w aplikacji eDeklaracje.
Zakładka Sprawdzone (podpisywanie)
Zatwierdzone deklaracje widoczne są na zakładce Sprawdzone, gdzie można je podpisać na dwa sposoby:
Podpisem kwalifikowanym poprzez aplikacje za pomocą wtyczki Szafir(podpis kwalifikowany),
Jeśli wszystkie wymagane komponenty (Java 8, Szafir Host, Szafir SDK Web) zostały zainstalowane serwis otworzy zewnętrzne okno aplikacji Szafir, w którym można podpisać deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Podpisywanie e-deklaracji bezpośrednio z okna serwisu otwieranego w aplikacji Finanse i Księgowość dostępne jest od wersji 2025.1 tej aplikacji.
- poprzez pobranie pliku deklaracji na dysk > podpisanie go (poza serwisem eDeklaracje) > zaimportowaniem podpisanej deklaracji do serwisu Symfonia eDeklaracje.
Podpisany dokument możemy zlecić do wysyłki. W zależności od dostępności i prędkości przetwarzania po stronie MF po pewnym czasie otrzymamy informacje o statusie wysyłki. Deklaracje poprawnie złożone zostaną przeniesione do zakładki Wysłane UPO, a deklaracje, które wysłano nieskutecznie w zakładce błąd wysyłki.
Akcje:
- Cofnij zatwierdzenie – anuluje status zatwierdzenia e-deklaracji, i przenosi e-deklarację na zakładkę Robocze.
- Podpisz – Otwiera dialog wyboru operacji podpisującej e-deklarację podpisem kwalifikowanym Szafir lub w inny sposób (pobranego pliku).
- Historia akcji – otwiera okno z informacją o zarejestrowanych zdarzeniach dla e-deklaracji (rodzaj zdarzenia, data i godzina, email użytkownika).
- Pobierz – otwiera dialog pobierania e-deklaracji. Użytkownik może wybrać, które pliki deklaracji chce pobrać i w jakim formacie (PDF, XML). W przypadku pobierania wielu deklaracji, pliki zostaną spakowane w jedną paczkę. W przypadku pobierania wielu plików trzeba poczekać aż serwis przygotuje operację.
- Drukuj – otwiera podgląd formularza deklaracji z możliwością jego wydruku.
- Notatka – otwiera dialog umożliwiający dodanie/podejrzenie notatki dla e-deklaracji. Treść dodanej notatki widoczna jest obok podglądu e-deklaracji.
- Usuń – usuwa wybrane e-deklaracje z serwisu. W przypadku deklaracji otrzymanych z programu Finanse i Księgowość usunięcie deklaracji w serwisie nie usuwa jej w programie Finanse i Księgowość. Również usunięcie deklaracji w programie Finanse i Księgowość, nie usuwa deklaracji w serwisie eDeklaracje.
Zakładka Podpisane (wysyłka)
Podpisaną e-deklarację można wysłać do urzędu za pomocą dwóch kliknięć z menu Akcje > Wyślij do urzędu dla poszczególnych deklaracji lub z paska operacji zbiorczych dla zaznaczonych na liście e-deklaracji.
Akcje:
- Usuń podpis – usuwa podpis z e-deklaracji.
- Historia akcji – otwiera okno z informacją o zarejestrowanych zdarzeniach dla e-deklaracji (rodzaj zdarzenia, data i godzina, email użytkownika).
- Wyślij do urzędu – wysyła e-deklarację na bramkę Urzędu Skarbowego.
- Pobierz – otwiera dialog pobierania e-deklaracji. Użytkownik może wybrać, które pliki deklaracji chce pobrać i w jakim formacie (PDF, XML). W przypadku pobierania wielu deklaracji, pliki zostaną spakowane w jedną paczkę. W przypadku pobierania wielu plików trzeba poczekać aż serwis przygotuje operację.
- Drukuj – otwiera podgląd formularza deklaracji z możliwością jego wydruku.
- Notatka – otwiera dialog umożliwiający dodanie/podejrzenie notatki dla e-deklaracji. Treść dodanej notatki widoczna jest obok podglądu e-deklaracji.
- Usuń – usuwa wybrane e-deklaracje z serwisu. W przypadku deklaracji otrzymanych z FK usunięcie deklaracji w aplikacji nie usunie jej w module FK. Również usunięcie deklaracji w module FK, nie usunie deklaracji w aplikacji eDeklaracje.
Zakładka W trakcie wysyłki
Zakładka prezentuje listę deklaracji aktualnie wysłanych dla których niepobrane zostało jeszcze UPO.
Po skierowaniu e-deklaracji do wysyłki serwis będzie próbował ją wysłać "do skutku" bez angażowania użytkownika, nawet w przypadku wystąpienia chwilowej niedostępności serwerów ministerstwa lub konieczności ponowienia wysyłki. eDeklaracje będą również automatycznie odpytywać bramkę ministerstwa w celu uzyskania informacji o statusie wysyłki, do momentu gdy dostępne będzie UPO lub zwrócona zostanie informacja o błędzie wysyłki.
Akcje:
- Historia akcji – otwiera okno z informacją o zarejestrowanych zdarzeniach dla e-deklaracji (rodzaj zdarzenia, data i godzina, email użytkownika).
- Pobierz – otwiera dialog pobierania e-deklaracji. Użytkownik może wybrać, które pliki deklaracji chce pobrać i w jakim formacie (PDF, XML). W przypadku pobierania wielu deklaracji, pliki zostaną spakowane w jedną paczkę. W przypadku pobierania wielu plików trzeba poczekać aż serwis przygotuje operację.
- Drukuj – otwiera podgląd formularza deklaracji z możliwością jego wydruku.
- Notatka – otwiera dialog umożliwiający dodanie/podejrzenie notatki dla e-deklaracji. Treść dodanej notatki widoczna jest obok podglądu e-deklaracji.
Zakładka Wysłane UPO
Zakładka prezentuje listę poprawnie wysłanych deklaracji, dla których pobrane zostało UPO.
Aby zobaczyć szczegóły UPO kliknij symbol aby otworzyć podgląd deklaracji i przejdź na zakładkę UPO.
Z tego miejsca można również pobrać i zapisać do pliku UPO dla e-deklaracji.
Akcje:
- Historia akcji – otwiera okno z informacją o zarejestrowanych zdarzeniach dla e-deklaracji (rodzaj zdarzenia, data i godzina, email użytkownika).
- Pobierz – otwiera dialog pobierania e-deklaracji. Użytkownik może wybrać, które pliki (deklaracji, UPO) chce pobrać i w jakim formacie (PDF, XML). W przypadku pobierania wielu deklaracji, pliki zostaną spakowane w jedną paczkę. W przypadku pobierania wielu plików trzeba poczekać aż serwis przygotuje operację.
- Drukuj – otwiera podgląd formularza deklaracji z możliwością jego wydruku.
- Notatka – otwiera dialog umożliwiający dodanie/podejrzenie notatki dla e-deklaracji. Treść dodanej notatki widoczna jest obok podglądu e-deklaracji.
Zakładka Błąd wysyłki
Na zakładce prezentowana jest lista e-deklaracji, dla których wystąpiły błędy uniemożliwiające ich wysyłkę.
Akcje:
- Historia akcji – otwiera okno z informacją o zarejestrowanych zdarzeniach dla e-deklaracji (rodzaj zdarzenia, data i godzina, email użytkownika).
- Pobierz – pobiera e-deklarację w formacie XML. Użytkownik może wybrać, które pliki deklaracji chce pobrać (PDF, XML). W przypadku pobierania wielu deklaracji, pliki zostaną spakowane w jedną paczkę. W przypadku pobierania wielu plików trzeba poczekać aż serwis przygotuje operację.
- Drukuj – otwiera podgląd formularza deklaracji z możliwością jego wydruku.
- Notatka – otwiera dialog umożliwiający dodanie/podejrzenie notatki dla e-deklaracji. Treść dodanej notatki widoczna jest obok podglądu e-deklaracji.